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Diese Frage lässt sich am besten durch eine rechnerische Analyse der Personalleistung in deinem Bioladen beantworten.
Es ist wichtig zu beachten, dass dein subjektives Empfinden über die Auslastung deiner Mitarbeiter oft nur eine Momentaufnahme eines einzelnen Tages darstellt. Du könntest den Eindruck haben, dass dein Personal ausgelastet ist, doch dieser Eindruck könnte durch ineffiziente Prozesse entstehen. In diesem Fall wäre es sinnvoller, die Organisation zu optimieren, anstatt zusätzliche Arbeitskräfte einzustellen.
Falls du also gerade vor der Frage stehst ob du einen neuen Mitarbeiter einstellen sollst, empfehlen wir dir vor einer Stellenausschreibung eine Berechnung durchzuführen.
Besonders in Phasen der dynamischen Umsatz-Veränderung oder einer Krise, beschäftigt die Personal-Frage Unternehmer am meisten. Die Ausgaben für Mitarbeiter sind der größte Kostenfaktor im Naturkosthandel, daher ist es sinnvoll immer wieder genauer hinzuschauen und die eigenen subjektiven Eindrücke anhand einer objektiven Kennzahl zu kontrollieren.
Die Berechnung der Kennzahl "Personalleistung"
Um im Rahmen unseres Betriebsanalyse auch eine Vergleichbarkeit über verschiedene Ladengrößen zu ermöglichen nutzen wir die standardisierte Kennzahl „Umsatz pro Vollzeitkraft“. Grundsätzlich geht es bei dieser Kennzahl darum, die in den Betrieb eingebrachte Arbeitszeit in ein Verhältnis zur Leistung zu bringen. Die Auswertung soll dabei personenunabhängig sein und auch eine Analyse verschiedener Zeiträume (z.B. Monate, Jahre, …) ermöglichen.
1. Netto-Umsatz als
Bemessungsgrundlage für das Arbeitsvolumen
Die insgesamt in einem Betrieb geleistete Arbeit lässt sich am einfachsten über den Umsatz bemessen. Vereinfacht gesagt ist der Zusammenhang dieser: Kommen mehr Kunden und/oder kaufen diese mehr ein, hast du gemeinsam mit deinen Mitarbeitern mehr Arbeit – der Umsatz steigt. Gehen die Umsätze zurück heißt das im Umkehrschluss auch, dass in der Summe weniger Arbeit durch die Kunden zu erledigen ist. Um Verfälschungen der Daten durch die Mehrwertsteuersätze zu vermeiden rechnen wir ausschließlich mit Netto-Werten, die sich beispielsweise aus der monatlichen BWA herauslesen lassen. Wenn ein kleinerer Zeitraum als ein komplettes Wirtschaftsjahr betrachtet werden soll, muss man den erzielten Umsatz entsprechend auf das Jahr hochrechnen: Einen Wochenumsatz multiplizieren wir also mit 52 (genauer 52,15 oder 52,28 im Schaltjahr), einen Monatsumsatz nehme wir mal 12 Monate. Dieses Ergebnis für den (kalkulatorischen) Jahresumsatz ist der Ausgangspunkt der weiteren Berechnung.
2. Effektiv gearbeitete Stunden einer Rechnerischen Vollzeitkraft
Um die eingebrachte Arbeit beziffern zu können, gehen wir von der tatsächlich in den Betrieb geleistete Arbeitszeit aus. Diese lässt sich entweder (sofern vorhanden) aus der elektronischen Mitarbeitererfassung ablesen, alternativ kann man sich auch über die Personalplanung einer repräsentativen Woche annähern. Wichtig ist, die „eingebrachte Zeit“ nicht mit der „bezahlten Zeit“ zu verwechseln und beispielsweise die Arbeitsverträge als Ausgangsbasis zu nehmen: Als Arbeitgeber bezahlst du deinen Mitarbeiter nämlich auch im Urlaub oder bei Krankheit. (Der Unterschied zwischen bezahlter und geleisteter Arbeitszeit liegt im Einzelhandel abhängig von individuellen Urlaubsregelungen und Krankheitstagen durchschnittlich bei etwa 15-20 Prozent.)
Wichtig ist auch, die durch den Unternehmer selbst eingebrachte Arbeitszeit zu berücksichtigen. Hier ist es hilfreich, sich für 4 Wochen zu notieren, wieviel Zeit man inklusive Vor- und Nachbereitung, Büroarbeit und mit unternehmerischen Aufgaben tatsächlich für den Betrieb aufwendet.
Am Ende rechnen wir mit der von allen gemeinsam in den Betrieb eingebrachten Wochen-Arbeitszeit weiter: Gehe ich also von der Summe eines Monats oder Jahres aus, muss ich die Summe entsprechend durch 4,35 oder 52 (genauer 52,15 oder 52,28 im Schaltjahr) teilen. Liegen keine genauen Daten für den gesamten Zeitraum vor, sollte man eine vom Ablauf möglichst durchschnittliche Woche heranziehen, also keine Sonderkonstellationen mit Feiertagen oder in der Urlaubszeit. Habe ich alle in einer „normalen“ Woche eingebrachten Stunden ermittelt, teile ich diese Zahl durch 40, um auf die Kenngröße „Rechnerische Vollzeitkraft“ zu kommen. Die Idee dieses Rechenweges ist eine Normgröße zu haben, die auch unabhängig von der Personalzusammensatzung (z.B. viel oder wenig Aushilfen und/oder Teilzeit-Mitarbeiter) vergleichbar ist.
Über diesen Rechenweg kannst du für jeden beliebigen Zeitraum deine Kennzahl berechnen und sie dann auch perioden- und betriebsübergreifend bewerten, vergleichen und interpretieren.
Nach diesem ersten Teil zur Kennzahl Personalleistung folgt in der nächsten Woche der zweite Teil zu Interpretation und Vergleichskennzahlen.
Du möchtest nicht nur deine Mitarbeiterleistung bewerten, sondern deine gesamte Unternehmung?
Ab 199€ erhältst du von uns deine persönliche Betriebsanalyse inklusive der wichtigsten Kennzahlen des Bio-Fachhandels und deiner Vergleichsflächengruppe. Für die Teilnahme schicke uns einfach den von dir ausgefüllten Erfassungsbogen und die Datenschutz-Vereinbarung per E-Mail zu. Die Auswertung erhälts du dann zeitnah ausgehändigt. Bei Fragen rufe uns gerne an.
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